ChatGPT w firmie a RODO. Jakich danych nie wklejać do czatu

Wklejenie maila od klienta do ChatGPT, żeby szybko przygotować odpowiedź, zajmuje kilka sekund i wydaje się niewinne. Z perspektywy przepisów to jednak często przekazanie danych osobowych zewnętrznemu dostawcy, dlatego temat ChatGPT a RODO dotyczy każdego, kto korzysta z czatu w pracy, a nie tylko działu IT czy prawnego.

Problem rzadko wynika ze złej woli. Pracownicy chcą oszczędzić czas, a granica między prośbą o poprawienie tekstu a udostępnieniem danych klienta bywa nieoczywista. Konsekwencje ponosi jednak firma. Obok RODO w grę wchodzą też tajemnica przedsiębiorstwa i umowy o poufności. Wiele ryzykownych sytuacji można wyeliminować prostymi nawykami, takimi jak sprawdzenie, co trafia do okna czatu, i świadomy wybór konta, z którego się korzysta.

ChatGPT a RODO – na czym polega ryzyko wklejania danych do czatu

Wszystko, co wpisujesz lub wklejasz do czatu, trafia na serwery zewnętrznego dostawcy usługi. Dla RODO nie ma znaczenia, że to tylko szybkie pytanie o poprawę maila. Jeśli w treści są dane osobowe, firma przekazuje je innemu podmiotowi, czyli je udostępnia albo powierza mu ich przetwarzanie. Ponieważ dostawca często działa poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, może też dojść do transferu danych do państwa trzeciego, który wymaga odpowiedniej podstawy prawnej.

To, co dzieje się z rozmową później, zależy od wersji usługi i ustawień konta. Chodzi przede wszystkim o trzy kwestie:

• czy historia rozmów jest zapisywana i kto ma do niej dostęp,
• czy treści mogą posłużyć do trenowania modeli,
• jak długo dostawca przechowuje dane, także po usunięciu czatu.

Warunki te mogą się zmieniać, dlatego przed użyciem narzędzia w pracy trzeba sprawdzić aktualny regulamin i politykę prywatności.

Z perspektywy RODO odpowiedzialność ponosi firma jako administrator danych, a nie narzędzie. Pracownik, który wkleja dane klienta, działa w imieniu pracodawcy. Ewentualne naruszenie obciąża więc organizację, nawet jeśli nikt nie zatwierdzał takiego sposobu pracy.

Jakich danych nie wklejać do ChatGPT

Zasada jest prosta. Jeśli informacja pozwala ustalić, o kogo chodzi, albo firma nie chciałaby jej zobaczyć poza swoimi systemami, nie powinna trafić do okna czatu. Wpadki najczęściej biorą się z pośpiechu i wklejania całych dokumentów „jak leci”.

Dane osobowe i dane szczególnych kategorii

Do czatu nie wklejaj danych klientów, kontrahentów ani pracowników, takich jak:

• imiona i nazwiska, adresy, e-maile i numery telefonów,
• PESEL, numery dowodów, paszportów i rachunków bankowych,
• dane identyfikujące pośrednio, np. numer zamówienia, identyfikator klienta albo stanowisko w małym zespole połączone z datą konkretnego zdarzenia.

Obszarem najwyższego ryzyka są szczególne kategorie danych. Należą do nich m.in. informacje o zdrowiu (np. powód zwolnienia lekarskiego), pochodzeniu rasowym lub etnicznym, poglądach politycznych lub religijnych, przynależności związkowej, seksualności i orientacji seksualnej oraz dane genetyczne i biometryczne. Równie ostrożnie trzeba traktować dane o wyrokach i wykroczeniach, bo ich ujawnienie może poważnie zaszkodzić konkretnej osobie.

Tajemnice firmy i dane dostępowe

Poza czatem powinny zostać także umowy z klientami, wyniki finansowe przed publikacją, plany i strategie oraz kod źródłowy. Haseł, kluczy API i danych logowania nie wklejaj nigdy. Łatwo je przeoczyć we fragmencie kodu wklejonym do debugowania, dlatego przed wysłaniem sprawdź kod pod tym kątem.

Typowe wpadki wyglądają niewinnie:

• wklejenie całego wątku mailowego z podpisem klienta i jego numerem telefonu, żeby „poprawić odpowiedź”,
• wrzucenie arkusza z listą płac, żeby zlecić analizę danych w ChatGPT,
• przesłanie skanu umowy z prośbą o streszczenie najważniejszych zapisów.

Jak korzystać z ChatGPT bezpieczniej – praktyczne kroki

Najprostsza ochrona to anonimizacja przed wklejeniem. Nazwiska, nazwy firm, kwoty, adresy i numery zastąp zmiennymi, a prawdziwe wartości wstaw dopiero w gotowym tekście, już poza czatem.

• Przed: „Napisz odpowiedź do Jana Nowaka z firmy Alfa, który reklamuje fakturę na 12 400 zł z powodu opóźnionej dostawy”.
• Po: „Napisz odpowiedź do [KLIENT] z [FIRMA], który reklamuje fakturę na [KWOTA] z powodu opóźnionej dostawy”.

Zastąpienie danych zmiennymi przy zachowaniu klucza to w praktyce pseudonimizacja, a nie pełna anonimizacja. Nie chroni, jeśli osobę nadal da się rozpoznać z kontekstu, np. po stanowisku, mieście czy opisie nietypowego zdarzenia. Usuń też takie szczegóły, gdy nie są potrzebne do zadania.

Przejrzyj ustawienia konta. W wielu wersjach usługi można wyłączyć wykorzystywanie rozmów do trenowania modelu, korzystać z czatów tymczasowych, które nie trafiają do historii, i usuwać stare rozmowy. Dostępne opcje zależą od wersji i bywają zmieniane, więc warto co jakiś czas je sprawdzać.

Prywatne konto pracownika to co innego niż wersja biznesowa wykupiona przez firmę. Przed wdrożeniem sprawdź w warunkach, czy dostawca zawiera umowę powierzenia przetwarzania danych, gdzie dane są przechowywane, jak długo oraz czy treści służą do trenowania. Czy te zapisy wystarczą do zgodności z RODO, powinien ocenić dział prawny lub inspektor ochrony danych.

Często dane źródłowe w ogóle nie są potrzebne. Zamiast wklejać prawdziwą umowę, poproś o strukturę umowy z listą najważniejszych klauzul, a zamiast arkusza z wynagrodzeniami – o wzór formuły lub schemat raportu. Dobrze sformułowane zapytanie do ChatGPT opisuje cel, format i odbiorcę, a nie konkretne osoby.

Zasady korzystania z AI w firmie i reagowanie na błędy

Polityka korzystania z AI

Nawet krótki, jednostronicowy dokument chroni firmę skuteczniej niż ogólne „uważajcie, co wklejacie”. Dobra polityka odpowiada na trzy pytania:

• Z czego korzystamy, czyli które narzędzia i konta są dozwolone (np. wyłącznie firmowe), a które zakazane, w tym prywatne konta pracowników.
• Czego nie wklejamy, czyli zamknięta lista kategorii danych, od danych osobowych po hasła i dokumenty objęte NDA.
• Jak to wygląda w praktyce, czyli dwa lub trzy przykłady typu „wolno i nie wolno”, np. „poproś o szablon odpowiedzi na reklamację, ale nie wklejaj maila klienta”.

Przy wdrażaniu warto zaangażować inspektora ochrony danych albo osobę odpowiedzialną w firmie za RODO. Może ona ocenić warunki usługi, uwzględnić narzędzie w dokumentacji przetwarzania i poprowadzić szkolenie na przykładach z codziennej pracy zespołu. Takie szkolenie najlepiej wpisać w szerszy plan wdrożenia nowego oprogramowania, a nie traktować go jako jednorazowej pogadanki.

Co zrobić, gdy dane trafiły do czatu

1. Zanotuj, co wkleiłeś, z jakiego konta i kiedy, a potem usuń rozmowę i nie kontynuuj jej. Usunięcie nie cofnie przesłania danych, ale ogranicza dalsze ryzyko.
2. Jeśli do czatu trafiło hasło, klucz API lub inne dane logowania, natychmiast je zmień albo unieważnij.
3. Niezwłocznie zgłoś zdarzenie przełożonemu lub IOD. Podaj, jakie dane wkleiłeś, ilu osób dotyczyły, z jakiego konta i kiedy to się stało.
4. Osoba odpowiedzialna za ochronę danych ocenia, czy doszło do naruszenia wymagającego zgłoszenia do Prezesa UODO. Zgłoszenia trzeba dokonać bez zbędnej zwłoki, w miarę możliwości nie później niż 72 godziny po stwierdzeniu naruszenia, więc każda zwłoka działa na niekorzyść firmy.

Każde takie zdarzenie warto udokumentować wewnętrznie, nawet jeśli ostatecznie nie trafi do organu nadzorczego. Ocena zależy od rodzaju danych i warunków konta, dlatego przy wątpliwościach dobrze skonsultować się z prawnikiem specjalizującym się w ochronie danych. Jego kontakt i krótką procedurę zgłoszenia najlepiej umieścić bezpośrednio w polityce AI, żeby pracownik od razu wiedział, do kogo zwrócić się po pomyłce.

Najczęściej zadawane pytania

Czy ChatGPT jest zgodny z RODO?

Samo narzędzie nie zapewnia zgodności. Odpowiada za nią firma jako administrator danych, która decyduje, jakie informacje trafiają do czatu i na jakich warunkach. Znaczenie mają wersja usługi, umowa powierzenia przetwarzania danych, miejsce i okres przechowywania danych oraz ewentualny transfer poza EOG. Ocenę tych warunków najlepiej zlecić działowi prawnemu lub inspektorowi ochrony danych.

Czy można wkleić do ChatGPT umowę z klientem?

Nie należy tego robić. Umowa zwykle zawiera dane osobowe, warunki handlowe objęte tajemnicą przedsiębiorstwa, a często także klauzule poufności. Zamiast prawdziwego dokumentu poproś narzędzie o strukturę umowy albo listę typowych klauzul. Konkretne zapisy przeanalizuj już w firmowych systemach lub z prawnikiem.

Czy ChatGPT zapisuje dane, które się do niego wpisuje?

Wszystko, co wpisujesz, trafia na serwery zewnętrznego dostawcy. To, czy rozmowa zostaje w historii, czy może posłużyć do trenowania modeli i jak długo jest przechowywana także po usunięciu czatu, zależy od wersji usługi i ustawień konta. Te warunki się zmieniają, dlatego przed użyciem narzędzia w pracy warto sprawdzić aktualny regulamin i politykę prywatności.

Czy pracodawca może zakazać używania ChatGPT w pracy?

Zwykle tak. Pracodawca może w wewnętrznych zasadach określić, z jakich narzędzi wolno korzystać do zadań służbowych. Może dopuścić wyłącznie firmowe konta, zakazać prywatnych albo wprowadzić całkowity zakaz. Taka polityka chroni firmę, bo to ona odpowiada za dane wklejane przez pracowników. Szczegóły warto ustalić z działem prawnym.

Jak zanonimizować tekst przed wklejeniem do ChatGPT?

Zastąp nazwiska, nazwy firm, adresy, kwoty i numery zmiennymi, np. [KLIENT], [FIRMA], [KWOTA]. Prawdziwe wartości wstaw dopiero w gotowym tekście, poza czatem. Usuń też szczegóły, po których da się rozpoznać osobę, np. stanowisko w małym zespole, miasto albo opis nietypowego zdarzenia. Klucz zmiennych przechowuj wyłącznie w firmowych systemach.